Nie mehr Chaos
Mit der Plantafel von Plancraft behalten Sie den Überblick in der Projektplanung
25.01.2024
VORTEILE EINER EFFIZIENTEN PLANUNG
Eine gut durchdachte Planung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Sie ermöglicht eine realistische Kalkulation von Projekten, minimiert Materialverschwendung und fördert die Mitarbeiterzufriedenheit. Darüber hinaus erhöht sie die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden zu Stammkunden werden, und steigert den Unternehmensgewinn. Durch optimierte Koordination werden Fehler reduziert und die Transparenz im täglichen Geschäft erhöht.
PROBLEME OHNE EFFIZIENTE KAPAZITÄTSPLANUNG
Wir träumen von perfekten Abläufen, doch die Praxis sieht leider oft anders aus. Projekte sind dynamisch, Teams stoßen auf unvorhergesehene Herausforderungen, und die Planung muss sich ständig anpassen.
Auch in kleinen und mittelständischen Handwerksbetrieben kann schlechte Planung verheerend sein. Unorganisierte Abläufe führen zu unübersichtlichkeit und finanziellen Verlusten. Häufige Probleme sind mangelnde Organisation, Kommunikationsdefizite und schlechtes Zeitmanagement. Diese Faktoren können nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch den Betriebsruf schädigen.
Hier sind einige Szenarien aus dem Arbeitsalltag und wie man sie meistert:
1. Die Last Minute Abfrage
Wenn am Freitag eine dringende Kundenanfrage eingeht, ist Flexibilität gefragt. Schnell die Anfrage in konkrete Aufgaben umwandeln, Kapazitäten prüfen, Prioritäten setzen, das Team informieren und danach auf dem Laufenden halten.
2. Teammitglieder fehlen
Um über Urlaube und Krankheiten einen guten Überblick behalten zu können, hilft es, diese in einem Kalender oder einem Programm übersichtlich festzuhalten. So kann man schon bei der Planung von Projekten eventuelle Ausfälle berücksichtigen.
3. Kundenfeedback
Kundenfeedback kann zu Überarbeitungen führen. Wichtig ist, das Feedback zu analysieren, Aufgaben neu zu priorisieren und die Kommunikation mit dem Kunden und dem Team zu pflegen.
4. Fehlende Führungskraft
Wenn der Vorarbeiter ausfällt, muss schnell nach Ersatz gesucht werden und eine neue Aufgabenverteilung stattfinden.
5. Konkurrierende Projekte
Wenn ein neues Projekt plötzlich Priorität erlangt, muss die Kapazitätsplanung überdacht werden. Hier kann es helfen, Kapazitäten vorausschauend zu blocken und flexibel zu bleiben.
6. Diskrepanz zwischen gefühlter & echter Auslastung
Eine realistische Einschätzung der Teamkapazitäten ist entscheidend. Wichtig ist es, die echte Auslastung über eine Zeiterfassung festzustellen und die Arbeitsaufgaben daran anzupassen..
Ein klarer Leitfaden hilft bei all diesen Schritten den Überblick zu behalten und Prioritäten so zu setzen, dass die Kunden zufrieden sind. Hier kommt Plancraft ins Spiel! Wir arbeiten bereits seit einiger Zeit mit Plancraft zusammen und können so gemeinsame Vorteile nutzen.
Kapazitätsplanung: Schluss mit dem Rätselraten
Plancraft hilft Ihnen nicht nur bei ihren Kalkulationen, Angeboten, Rechnungen und all den anderen Büroarbeiten, sondern bringt auch Ihre Kapazitätsplanung auf ein ganz neues Level. Die Plantafel bietet ihnen eine Übersicht über all ihre Projekte, Mitarbeiteranwesenheiten sowie Urlaube und die Einsatzplanung. Die Plantafel zeigt Ihnen nicht nur, welche Projekte anstehen, sondern auch, ob Sie Kapazitäten haben. So können Sie über einen zeitlichen Horizont hinweg sehen und erhalten einen Einblick, welche Projekte wann anstehen, welche Mitarbeiter zu der Zeit schon verplant sind und welche Mitarbeiter Sie für das jeweilige Projekt eingeplant haben. So sehen Sie immer, wann noch Arbeitskapazitäten frei sind und welche Mitarbeiter verfügbar sind. Dadurch können Sie die Mitarbeiter effizient und direkt für bestimmte Projekte einplanen. Vor allem im GALA Bau, bei welchem oft mehrere Projekte gleichzeitig laufen, ist das ein echter Wettbewerbsvorteil.
Was macht effiziente Projektarbeit aus
Effiziente Projektarbeit im Handwerk zeichnet sich durch eine präzise Planung und Ausführung aus, welche Zeit spart und die Qualität der Arbeit sichert. Im Alltag eines Handwerksbetriebes bedeutet dies, dass jeder Tag mit einem klaren Plan beginnt, der alle anstehenden Aufgaben, heutige und zukünftige Projekte, die benötigten Materialien und Werkzeuge sowie die zugeordneten Mitarbeiter umfasst. Die Arbeit wird in logische Schritte unterteilt, die aufeinander aufbauen und sicherstellen, dass jeder Handgriff sitzt. Digitale Tools wie die Plantafel von Plancraft unterstützen dabei, indem sie eine Echtzeit-Übersicht über alle Projekte bieten und es ermöglichen, Ressourcen dynamisch anzupassen. So kann der Handwerker sich auf sein Handwerk konzentrieren, während administrative Aufgaben im Hintergrund reibungslos ablaufen. Effiziente Projektarbeit manifestiert sich in der pünktlichen Fertigstellung von Aufträgen, der Minimierung von Leerlaufzeiten und einer hohen Kundenzufriedenheit durch transparente Kommunikation und konsistente Arbeitsergebnisse.
Mitarbeiterzuweisung: Kein Durcheinander mehr
Sie sehen sofort, welcher Mitarbeiter auf welchem Projekt verbucht ist und sie können direkt über das Projekt Arbeitsanweisungen verteilen, die der Mitarbeiter in der mobilen App abrufen kann. So kann der Mitarbeiter ortsunabhängig einsehen, was gemacht werden soll und wo das Projekt verortet ist. Dadurch kommt es nicht mehr zu Verwirrungen oder Verwechslungen. Ihre Mitarbeiter können in der App auch direkt ihre Zeiten auf das jeweilige Projekt buchen, wodurch sie die tatsächliche Auslastung ihrer Mitarbeiter einfach erfassen können.
Außerdem können Mitarbeiter Fortschritte in dem Projekt direkt über die mobile App dokumentieren. Alle, die ebenfalls auf dem Projekt arbeiten, können diese dann einsehen und direkt über den projektspezifischen Chat kommunizieren. Auch alle Zeiten können direkt zu dem Projekt erfasst werden.
